廈財(cái)采〔2020〕5號(hào)《廈門市財(cái)政局關(guān)于規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案管理的通知》

廈門市財(cái)政局關(guān)于規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案管理的通知







廈財(cái)采〔2020〕5號(hào)

市直各機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，各區(qū)（管委會(huì)）財(cái)政局（計(jì)財(cái)局）：

為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)電子檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及其實(shí)施條例、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，就規(guī)范我市政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案管理有關(guān)事項(xiàng)通知如下，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

一、強(qiáng)化電子檔案管理職責(zé)

政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案，是指在福建省政府采購(gòu)網(wǎng)上信息公開系統(tǒng)中產(chǎn)生的、反映政府采購(gòu)活動(dòng)、具有保存價(jià)值的政府采購(gòu)項(xiàng)目電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。

（一）采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法做好政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案的管理工作，對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案管理承擔(dān)主體責(zé)任。采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案納入本單位的檔案管理體系，對(duì)電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性；要建立嚴(yán)格的管理制度，明確內(nèi)部相關(guān)部門電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工。

（二）市、區(qū)財(cái)政部門分別負(fù)責(zé)同級(jí)政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。  

（三）福建省政府采購(gòu)網(wǎng)上信息公開系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄并保存電子交易過程、數(shù)據(jù)信息來源等電子交易信息活動(dòng)，妥善保存電子交易活動(dòng)中的數(shù)據(jù)電文；根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及技術(shù)規(guī)范，建立健全平臺(tái)規(guī)范運(yùn)行和安全管理制度，加強(qiáng)監(jiān)控、檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，防控泄密風(fēng)險(xiǎn)。 

二、明確項(xiàng)目電子檔案范圍

應(yīng)當(dāng)納入電子檔案管理的項(xiàng)目資料包括以下：

（一）項(xiàng)目前期準(zhǔn)備資料

1.采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃材料；

2.采購(gòu)方式確定材料（含非公開招標(biāo)和進(jìn)口申請(qǐng)審批相關(guān)資料）；

3.委托代理協(xié)議（含法定代表人授權(quán)委托書、用戶采購(gòu)需求）；

4.采購(gòu)需求材料；

5.采購(gòu)文件論證資料；

6.采購(gòu)文件確認(rèn)函。

（二）項(xiàng)目的采購(gòu)文件資料

1.采購(gòu)信息公告、邀請(qǐng)招標(biāo)函、詢價(jià)函、談判邀請(qǐng)函或者競(jìng)爭(zhēng)性磋商邀請(qǐng)函；

2.采購(gòu)文件；

3.采購(gòu)文件下載記錄；

4.采購(gòu)文件補(bǔ)充、修改、澄清及相關(guān)公告資料；

5.供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告；

6.詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判和競(jìng)爭(zhēng)性磋商的邀請(qǐng)對(duì)象確定條件和原因等材料；

7.繳交投標(biāo)、談判、詢價(jià)、單一來源、磋商保證金情況表。

（三）項(xiàng)目的開標(biāo)文件資料

1.收取投標(biāo)（報(bào)價(jià)等）文件的登記記錄；

2.參加開標(biāo)（談判、磋商、詢價(jià)等）會(huì)議的供應(yīng)商及相關(guān)人員簽到表；

3.開標(biāo)記錄；

4.評(píng)審專家抽取記錄、評(píng)審專家名單；

5.投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)情況記錄。

（四）項(xiàng)目的投標(biāo)、響應(yīng)文件資料

1.投標(biāo)（響應(yīng)）文件正本；

2.已提交投標(biāo)（響應(yīng)）文件的補(bǔ)充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

（五）項(xiàng)目的評(píng)審文件資料

1.評(píng)審委員會(huì)及相關(guān)工作人員簽到表；

2.評(píng)審紀(jì)律及相關(guān)人員簽字確認(rèn)資料；

3.評(píng)審過程記錄；

4.資格性檢查及符合性檢查表、澄清說明補(bǔ)正資料、

評(píng)委評(píng)分表；

5.評(píng)審報(bào)告及附件；

6.廢標(biāo)報(bào)告及處理意見。

（六）項(xiàng)目的中標(biāo)（成交）文件資料

1.確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的文件資料（含采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)結(jié)果的確定文件、中標(biāo)成交通知書等）；

2.采購(gòu)結(jié)果公告資料。

（七）項(xiàng)目的質(zhì)疑投訴處理資料

1.供應(yīng)商質(zhì)疑資料；

2.采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)資料；

3.采購(gòu)活動(dòng)暫停通知資料；

4.投訴處理決定。

（八）項(xiàng)目的合同履行文件資料

1.政府采購(gòu)項(xiàng)目合同；

2.驗(yàn)收文件資料；

3.資金支付資料。

（九）其他與采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)過程及采購(gòu)結(jié)果有關(guān)的文件材料。

三、規(guī)范項(xiàng)目電子檔案的收集、整理、保存、歸檔、移交、保管、利用和銷毀要求

（一）電子檔案的收集、整理

采購(gòu)項(xiàng)目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實(shí)時(shí)收集完整；項(xiàng)目電子文件整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目電子檔案分類體系，組成文件信息包，包含項(xiàng)目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

（二）電子檔案的保存

采購(gòu)項(xiàng)目的電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長(zhǎng)期保存。項(xiàng)目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家規(guī)定的電子檔案長(zhǎng)期保存的要求。

（三）電子檔案的鑒定、檢測(cè)及歸檔

采購(gòu)項(xiàng)目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對(duì)文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測(cè)；鑒定和檢測(cè)后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。歸檔標(biāo)志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱等信息。

采購(gòu)項(xiàng)目電子文件同時(shí)存在紙質(zhì)文件稿本時(shí)，歸檔時(shí)應(yīng)保證兩者內(nèi)容信息一致，并建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項(xiàng)目檔案管理規(guī)則編制檔號(hào)，進(jìn)行分類管理。

（四）電子檔案的移交

除合同或協(xié)議中另有約定外，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在采購(gòu)活動(dòng)完成后3個(gè)月內(nèi)，將有關(guān)政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案向采購(gòu)人移交。

暫停的政府采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集各采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)形成的項(xiàng)目電子檔案。

采購(gòu)人撤銷的，項(xiàng)目電子檔案應(yīng)移交項(xiàng)目主管部門或有關(guān)檔案館。

政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

（五）電子檔案的保管

采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案載體應(yīng)按照國(guó)家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護(hù)的要求進(jìn)行管理和存放。采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項(xiàng)目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。

（六）電子檔案的利用

采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項(xiàng)目電子檔案方便快捷利用，同時(shí)確保項(xiàng)目電子檔案在利用中的安全。

（七）電子檔案的銷毀

采購(gòu)項(xiàng)目電子文件和電子檔案失去保存價(jià)值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

（八）采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案歸檔與管理的其他具體要求按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）執(zhí)行。

四、采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在實(shí)施項(xiàng)目電子檔案管理的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)按要求繼續(xù)實(shí)施紙質(zhì)文檔管理（法律法規(guī)等規(guī)定另有規(guī)定的除外）。

五、采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)電子文檔或者偽造、變?cè)觳少?gòu)電子文檔的，依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等有關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。

六、本通知未盡事項(xiàng)，可參照《廈門市財(cái)政局關(guān)于印發(fā)廈門市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法的通知》（廈財(cái)購(gòu)〔2007〕2號(hào)）執(zhí)行。

廈門市財(cái)政局

2020年2月10日

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